Gestión de inventarios: ¿Por qué es importante?

Parece una pregunta con una respuesta muy lógica: la gestión de inventarios es importante para llevar un seguimiento del stock de la empresa. Pero, ¿crees que además de este aporte informativo, puede ayudarte a algo más realizar esta gestión?

La definición de gestión de inventarios es la administración y registro adecuados de los materiales y stocks que posee una empresa. Es importante conocer el flujo de artículos o productos que tenemos en nuestros almacenes o stock para poder realizar un óptimo seguimiento.

La gestión de inventarios lleva el seguimiento de cuantos productos hay de cada tipo. Incluso podemos saber la ubicación de ellos en nuestro almacén. Y, también, es muy importante saber la rotación de stocks, las fechas de entrada y caducidades, etc.

En función del tipo de producto que tenga nuestra empresa, la realización del seguimiento de stock será más o menos a menudo. Una gestión eficiente es indispensable para evitar quedarnos sin stock, pérdidas por caducidad o productos obsoletos, etc.

Para llevar a cabo una gestión de inventarios, uno de los procesos clave es realizar un inventario.

Para realizar esta tarea debemos seguir estos sencillos pasos:

• Extraer un listado de los productos y artículos existentes dónde aparezca la cantidad disponible.
• Contabilizar y comprobar que el listado extraído de nuestra BBDD coincide con los productos y stock reales.
• Comprobar que los productos existentes son aptos para la venta (no están caducados, descatalogados u obsoletos)
• Retirar los que no sean aptos para la venta.
• Actualizar la BBDD con los resultados reales.

Estos son los pasos básicos en la realización de un inventario, pero dependiendo de la empresa, el producto u otros aspectos, estos pasos pueden variar.

El objetivo básico de la gestión de inventarios es evitar pérdidas que pueden darse por diferentes motivos. No realizar una gestión óptima de la rotación nos puede llevar a pérdidas de productos perecederos. También podemos tener pérdidas de ingresos en ventas si tenemos rotura de stock, o pérdidas por tener de más.

El hecho de mantener ordenados y organizados los productos en sus ubicaciones nos ayuda en este proceso y hace más fácil la gestión de inventarios.

Otro de los objetivos de la gestión de inventarios es comprobar que coincide el stock real con lo que aparece en nuestra BBDD. También nos sirve para tener en cuenta si debemos utilizar los métodos LIFO o FIFO en función si queremos que las referencias que entraron antes se vendan primero o viceversa.

También nos servirá para saber en qué momento debemos pedir producto. Conocer el stock real es indispensable para la gestión del Catálogo Digital y así tener actualizado siempre la cantidad y qué artículos hay disponibles para vender de forma inmediata.

El objetivo primordial, como veíamos anteriormente es estar abastecidos para satisfacer al cliente evitando pérdidas por no poder vender.

Por eso, es condición “sine qua non” definir cómo ha de ser nuestra gestión de inventarios. Con qué periodicidad ha de realizarse, quien lo va a realizar, qué herramientas podemos utilizar,…

También será necesario tener en cuenta si existe algún tipo de normativa en cuanto a nuestro producto que haga necesario un seguimiento más minucioso.

Por tanto, hay que tener en cuenta para definir una gestión optima, como mínimo estos puntos:

• Periodicidad.
• Responsable (o responsables) de la realización del inventario.
• Herramientas o software que faciliten la tarea.

Tener un inventario actualizado es importante, ya que es stock de una empresa es uno de los activos primordiales.

Definir cómo debe ser nuestro proceso al realizar un inventario es fundamental. De esta forma configuraremos los parámetros a seguir para que resulte útil y eficaz el inventario. Si merece o no la pena realizarlo más o menos a menudo, si es necesario realizarlo de la totalidad de los productos o sólo de una parte, etc. No podemos perder el tiempo en realizar inventarios que no son necesarios, puesto que el coste de tiempo de personal se debe tener en cuenta. Y no realizarlo tan a menudo como se necesita puede ocasionarnos no darnos cuenta de una necesidad de añadir stock, renovar productos u otros.

Una herramienta que nos permite llevar fácilmente esta tarea nos ahorrará tiempo y dinero. Existen aplicaciones como urInventory que con un lector de barras realiza de forma sencilla esta gestión de inventarios.

Además si necesitas que tus comerciales sepan en todo momento qué stock hay disponible para entrega inmediata, prueba nuestra Demo CRM. De esa forma podrás indicar en la web el stock disponible y los comerciales podrán verlo desde la app. Así sabrán en todo momento si tienen producto de entrega inmediata.