¿Cual es la diferencia entre un Sistema ERP y un CRM?

Ambos son sistemas enfocados a gestionar distintas tareas en una empresa. Pero, ¿qué administra cada una de estas soluciones?

Una adecuada gestión de la información en el mundo empresarial puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso. A la hora de elegir el sistema que más se adecua a nuestras necesidades en las PYMES, en ocasiones no se diferencian correctamente estos dos conceptos.

Los dos son soluciones de software, generalmente, compatibles entre sí o que se pueden integrar. Por lo tanto escoger una de las dos opciones no implica excluir a la otra solución.

Es un sistema de planificación de los recursos empresariales. Se utiliza en las empresas para controlar producción, logística, contabilidad, stock e inventarios, distribución y personal. Puede tener módulos de RRHH (nóminas), contabilidad, facturación, finanzas y logística entre otros.

Suele ser un software complejo que se instala en las PYME y requiere de una mayor inversión tanto en el aspecto económico, personal y en tiempo de implantación.

Se trata de un sistema enfocado a gestionar la relación con nuestros clientes. Su objetivo principal es tener acceso en todo momento a los datos e información de los clientes de la que dispongamos en la empresa. Esto nos permitirá diseñar las mejores estrategias comerciales para aumentar las ventas.

Ambas soluciones aportan grandes ventajas en la gestión del área de negocio para la que han sido creadas.

Es probable que las empresas más pequeñas tengan suficiente con el uso de un CRM para gestionar sus ventas y la relación con sus clientes. Otras, en cambio, necesitarán un programa que gestione toda la parte más administrativa de la empresa. Será entonces necesaria la contratación de un ERP.

Algunas empresas optan por contratar solo uno, otras se decantan por ambos. Lo ideal si se contratan un ERP y un CRM es integrarlos para que se hablen entre ellos y minimicen los procesos y el trabajo administrativo.

La labor de cada solución es complementaria y permite agilizar todos los procesos administrativos derivados de la función más administrativa de la empresa. Y, cómo comentábamos en el párrafo anterior, a pesar de utilizarse para distintos ámbitos del desarrollo de la actividad de una empresa, que se hablen entre sí es mucho más efectivo para la labor diaria de los trabajadores.

Estas dos soluciones permiten a las empresas tener un soporte informático desde donde gestionar todas las tareas. Todos los trabajadores accederán a estas herramientas para el desarrollo de la actividad. Esto permitirá evitar duplicidad en las tareas y una mejor comunicación entre departamentos.

Y en concreto, a las ventajas que podemos encontrarnos en el uso de un software o herramienta CRM, podemos hablar de poder llevar una mejor gestión de todos los datos de los clientes. Automatización de los procesos de venta, creación de bases de datos con información de los clientes que podrán analizarse con distintos objetivos e inclusive para definir distintas estrategias de negocio.

Existen muchas opciones en el mercado: algunas son software que se instalan en los dispositivos de las empresas (pc, tablets). Otras son portales online que requieren de contraseña y conexión a internet para acceder. Existen también algunas soluciones hechas estrictamente a medida que dan cobertura total a todas las necesidades de cubrir cada funcionalidad en esa empresa.

Pero normalmente las PYMES optan por soluciones ya elaboradas, que pueden personalizar en mayor o menor medida para adaptarse a su necesidad, aunque no estén pensadas al 100% para ellas. Las PYMES suelen optar por estas opciones ya que son menos costosas que las aplicaciones desarrolladas a medida.

Normalmente un ERP consta de distintos módulos que una empresa puede contratar. En la mayoría de las ocasiones las PYMES no van a aprovechar todo el potencial de estas soluciones.

Un CRM sí se adapta a empresas más pequeñas ya que se centra más en la venta y en la gestión de los clientes. Por ello una herramienta CRM es más económica, más fácil y ágil de instalar ya que no abarca un gran número de áreas y usuarios en la empresa. Mientras que en un ERP el proceso de implantación e implementación es más complejo y costoso. Suele alargarse más en el tiempo y los costes por licencia, software o instalación son bastante más elevados.

No quiere decir que las PYMES no contraten o no deban contratar un ERP, pero sí es cierto que normalmente se decantarán por enfatizar y mejorar las herramientas que conciernen a la relación con los clientes y las ventas que a las herramientas de gestión. Por tanto, recurren a soluciones CRM para la gestión de sus tareas.

Como conclusión a este tema debemos decir que deben analizarse distintos factores como necesidades y costes (tanto económicos como de tiempo y personales) para ver que sistema o sistemas, o la integración de ambos, nos resultarán más compatibles.

Nuestro CRM Online en español es compatible con la integración de cualquier ERP que una empresa quiera contratar o que ya disponga.