Què és la gestió de compres en una empresa?

Tota empresa té la necessitat de proveir-se de matèria primera, serveis, o altres béns necessaris per realitzar la seva activitat. Per tant, en el seu procés d’aprovisionament, caldrà estudiar quines operacions, proveïdors o activitats operatives resultaran més rendibles.

Podem diferenciar bàsicament la gestió de compres, en dos grans grups:

• Articles o matèria primera per elaborar els productes que comercialitzem.
• Consumibles i serveis per a ús propi de l’empresa.

És important fer una previsió de tots dos grups. No podem quedar-nos sense matèria primera ni tenir un excés. Així com serà important fer un seguiment dels subministraments que necessita la nostra empresa per desenvolupar la seva activitat.

La gestió de compres d’una empresa té com a objectiu principal proveir els béns i serveis que l’empresa necessita, assegurant-se adquirir la quantitat, qualitat i preu necessari per a un període de temps determinat.

El departament de compres és el responsable de decidir què ha d’adquirir l’empresa, a quin proveïdor, quina quantitat, …

Com hem comentat, no és el mateix valorar què consumibles d’oficina o serveis necessitem a, per exemple, la matèria primera amb què elaborem els nostres productes. Els dos grups d’adquisicions s’han d’estudiar. Tots dos poden ser compres recurrents i mesurarem l’eficàcia de la gestió de compres gràcies a uns indicadors.

D’aquesta manera podem aplicar l’experiència per resultar més rendibles a mesura que aprenem.

Podrem ajudar-nos d’una eina de gestió comercial, com per exemple un CRM, amb el qual gràcies a l’històric podem fer la previsió de les matèries primeres que necessitarem per proveir-nos.

Conèixer l’històric de vendes d’un període és útil per preveure què comprar, controlar l’estoc, etc.

Amb un ERP controlarem més als nostres proveïdors, la facturació i la comptabilitat. Són eines indispensables per al departament de compres.

Quan comprar, què comprar i a qui, vindrà definit per uns paràmetres per donar suport a la necessitat i capacitat de producció d’una empresa.

El departament ha de seguir aquests passos:

• Reconèixer la necessitat real.
• Seleccionar el proveïdor ideal.
• Realitzar la comanda o compra.
• Seguiment de la comanda.
• Recepció de la comanda.
• Revisió i acceptació de la comanda.

Per millorar la gestió de compres hem de proveir-nos de tota la informació possible per controlar el procés. Hi ha una infinitat de mecanismes per optimitzar i controlar els costos.

En aquest article vull exposar quins indicadors hem de tenir en compte per optimitzar la nostra gestió de compres. Els indicadors de gestió de compres són mecanismes que ajuden a les empreses a optimitzar les seves despeses. Aquests són els principals:

• Pressupost i despesa real: És el resultat de la previsió de despesa sobre una partida pressupostària i la diferència sobre la despesa real. De vegades el pressupost estimat difereix de la despesa final real, cosa que no sempre és negativa. Els motius poden ser imprevistes, un increment en el consum intern, una oferta diferent. Però aquest indicador mesura amb quin percentatge ens ajustem al pressupost establert.
• Scouting (estudi de preus): Hem de realitzar aquesta tasca de forma freqüent, ja que conèixer els preus que poden oferir-nos els proveïdors ens ajuda a decidir millor.
• ROI (retorn d’inversió): Aquest indicador mesura el rendiment econòmic obtingut com a resultat d’una inversió. És a dir, per cada euro que hem invertit, com hem generat. Es calcula així: ROI = (Guany – Inversió) / Inversió
• Despesa i Consum: Aquest indicador analitza si realment el que s’adquireix és el que consumim. Analitzarem si tot allò que es compra és indispensable i necessari i quin benefici aporta. Això es coneixerà mitjançant el marge obtingut.
• Processos transparents: Serà indispensable conèixer on van a parar els pressupostos, en què es gasta els diners exactament. Aquest indicador ha de justificar cada euro gastat i mesurarà l’eficàcia del departament o del responsable de compres. També serà important en aquest indicador tenir en compte que tot es desenvolupa d’acord a un marc legal.

Aquests ítems són els que principalment ens indicaran, si els nostres processos de compres gaudeixen de bona salut, si ens ajuden a ser més rendibles i a conèixer també les tendències del mercat.