L’estructura organitzativa d’una empresa

Entendre el concepte del que és l’estructura organitzativa d’una empresa consisteix a definir quines funcions exerceix cadascuna de les persones que treballa. Què fa, a qui reporta, de qui depèn, sobre qui mana, …

L’organització funcional de cadascuna de les persones d’una empresa fa referència a les característiques organitzatives de la companyia.

Dependrà de la mida de l’empresa la forma d’aquesta estructura. A major grandària, major especialització. A més d’un sistema més jerarquitzat.

Sobretot, quan una empresa és molt gran, hi ha més necessitat de definir les funcions que exerceix cada integrant de l’estructura. I a més grans, menor centralització de tasques. És a dir, major especialització.

En una empresa petita és probable trobar que una persona sola realitza les tasques que en una gran empresa realitzen diversos departaments diferents. Com ja he comentat, a major especialització haurà.

En aquest sentit saber qui pertany a cada departament i en quina situació jeràrquica es troba, serà fonamental per a realitzar l’organigrama de l’empresa.

L’organigrama és l’esquema visual que d’una forma gràfica representa les funcions de cada empleat. Veurem ràpidament a quin departament pertany, l’organització jeràrquica, etc. Ens permet obtenir una idea de l’estructura formal d’una empresa o entitat.

Els empleats i els seus càrrecs es representen en rectangles, imatges (les seves pròpies fotografies) o altres icones.

Hi ha diferents tipus d’organigrama, que en funció de la seva classificació ens mostren en el seu contingut l’esquema del personal. Si la seva distribució és vertical, mostraran la jerarquia de dalt a baix, en horitzontal d’esquerra a dreta, etc.

Hem d’organitzar als empleats com en un arbre genealògic. Els “pares” representaran en la jerarquia organitzativa de l’empresa, un càrrec superior i manaran sobre els seus “fills”. Els “germans” d’un mateix departament tindran funcions molt similars dins d’aquest.

Per realitzar una estructura organitzacional d’una empresa hem de dividir la mateixa en departaments, definir el responsable de cada un i tot seguit anar afegint les persones que formen part de cada secció. Visualment l’organització i on situem cada nom dependrà de la jerarquia que ocupa cada membre.

És recomanable utilitzar figures o colors per diferenciar els departaments i fins i tot les jerarquies. I, si l’empresa és molt gran, també podem afegir les fotografies de cada empleat per identificar-los. Així com informació addicional de càrrec, contacte, etc.

La gran diferència que ens trobarem en l’estructura organitzativa d’una empresa a mesura que la seva mida augmenta és l’especialització i diversificació de les tasques i departaments.

Els departaments que normalment hi ha a totes les empreses són:

• Vendes.
• Producció.
• Recursos Humans.
• Màrqueting.
• Logística.
• Administració.
• Direcció.
• Finances.

Si l’empresa és molt petita és probable que un mateix departament s’encarregui de diverses tasques del punt anterior. I, per contra, si una empresa és molt gran, és probable trobar-se, per exemple, dos departaments de vendes i que cadascú porti una àrea del negoci.

Cada departament executa una tasca i necessita unes eines concretes per efectuar correctament la gestió comercial.

Si necessiten estar intercomunicats diversos departaments, amb informació sempre disponible i accessible, han d’optar per un CRM Online. Aquest tipus d’eines és útil per a l’equip comercial, magatzem i logística.

I tu, coneixes l’estructura organitzativa de la teva empresa?